De la 1 ianuarie 2024 folosirea sistemului e-Factura a devenit obligatorie pentru anumite tipuri de entități și tranzacții și aria de utilizare va fi extinsă etapizat la noi categorii de contribuabili în perioadele următoare.

În acest articol îți explicăm ce este e-Factura, ce scopuri și beneficii are sistemul, ce categorii de firme au obligația să-l utilizeze și începând de la ce dată, cum trebuie să procedezi pas cu pas pentru a respecta cerințele tehnice și fiscale la înregistrarea în platformă și care sunt sancțiunile prevăzute de lege pentru companiile care nu-și respectă la timp obligațiile.

Iată deci tot ce trebuie să știi despre sistemul e-Factura:

• Ce este e-Factura?
• Scopurile și avantajele utilizării sistemului RO e-Factura
• Cine trebuie să folosească e-Factura în România?
• Cum se sancționează nerespectarea termenului de transmitere a facturilor în sistemul național RO e-Factura
• Cum se folosește sistemul RO e-Factura. Instrucțiuni pas cu pas
• Obligațiile legale ale companiilor în ceea ce privește utilizarea sistemului RO e-Factura

Ce este RO e-Factura?

RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică reglementat prin Ordonanța de Urgență nr. 120/2021 și completările fiscal-bugetare aduse prin Legea nr. 296/2023.

Sistemul prevede emiterea facturilor în format electronic și înregistrarea lor într-o aplicație care le transmite către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), care le verifică pentru conformitate și le validează pentru a putea fi utilizate legal în tranzacții și în raportările fiscale.

e-Factura este factura electronică emisă, transmisă și primită într-un format XML care permite prelucrarea electronică și automată.

Implementarea sistemului RO e-Factura se desfășoară în 2 etape:

• Între 1 ianuarie și 30 iunie 2024 înregistrarea facturilor prin RO e-Factura este obligatorie pentru toate tranzacțiile între entități economice (business-to-business sau B2B) și în relația cu instituțiile publice. Facturile emise în relația cu instituțiile statului (business-to-government, sau B2G) trebuie să fie transmise prin sistemul RO eFactura încă din anul 2022.
• După data de 1 iulie 2024 toți emitenții facturilor au obligația de a le transmite destinatarilor persoane juridice numai prin sistemul RO e-factura.
• De la 1 ianuarie 2025 utilizarea RO e-Factura devine obligatorie și în relația dintre firme și clienții lor persoane fizice.

Scopurile și avantajele utilizării sistemului RO e-Factura

Sistemul este menit să sporească transparența tranzacțiilor și eficiența colectării fiscale. Facturile transmise prin RO e-Factura sunt verificate de ANAF, care astfel poate monitoriza mai ușor tranzacțiile economice, reducând riscul de fraudă și asigurând o mai bună colectare a taxelor. Sistemul facilitează identificarea rapidă a eventualelor nereguli sau fraude fiscale astfel încât organele de control să poată interveni prompt.

Pentru companii, utilizarea sistemului RO e-Factura are următoarele avantaje:

• eliminarea facturilor pe hârtie (implicit reducerea costurilor de imprimare și stocare);
• automatizarea proceselor de facturare;
• creșterea eficienței operaționale prin procesarea rapidă a facturilor și accesul în timp real la datele financiare;
• reducerea erorilor umane, deoarece sistemul e-Factura verifică automat conformitatea datelor conținute în facturi;
• îmbunătățirea relațiilor comerciale – prin standardizarea practicilor de facturare și stocarea facturilor în sistem, RO e-Factura furnizează dovezi clare ale plăților, ceea ce contribuie la reducerea disputelor comerciale.

Cine trebuie să folosească e-Factura în România?

Începând de la 1 ianuarie 2024 utilizarea sistemului de facturare electronică RO e-Factura este obligatorie pentru toți operatorii economici din România, atât în relația cu alte societăți comerciale, cât și în relația cu instituțiile statului.

Au obligația de a folosi RO e-Factura următoarele categorii de entități:

• operatorii economici persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA;
• operatorii economici persoane impozabile care sunt înregistrate în scopuri de TVA în România, chiar dacă nu sunt stabilite în țara noastră.

Obligația de utilizare a sistemului RO e-Factura se referă atât la înregistrarea, cât și la raportarea facturilor și se aplică atât companiilor din mediul privat, cât și autorităților publice din România.

Orice factură de prestări servicii sau livrare de bunuri emisă de o firmă pentru o altă persoană juridică, indiferent ca este vorba despre PFA sau SRL, trebuie înregistrată și raportată în sistemul RO e-Factura.

Utilizarea sistemului e-Factura este obligatorie pentru:

• societățile cu răspundere limitată (SRL);
• societățile pe acțiuni (SA);
• societățile naționale;
• societățile nerezidente înregistrate în scopuri de TVA în România;
• persoanele juridice străine cu sediul permanent în România;
• persoanele fizice autorizate (PFA);
• întreprinderile individuale sau familiale;
• persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ;
• societățile profesionale de avocați, societățile profesionale notariale, birourile individuale notariale;
• regiile autonome (RA);
• institutele de cercetare-dezvoltare;
• organizațiile cooperatiste;
• asociațiile profesionale;
• instituțiile publice ș.a.

Până la 1 ianuarie 2025 facturile emise către persoane fizice sunt exceptate de la obligativitatea utilizării e-Factura, însă cele emise către persoane fizice autorizate sau persoane fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ au această obligație.

Operatorii economici au la dispoziție un manual de utilizare a aplicației RO e-Factura realizat de ANAF pentru a le facilita completarea facturilor și folosirea corectă a sistemului.

Cum se sancționează nerespectarea termenului de transmitere a facturilor în sistemul național RO e-Factura

Termenul limită prevăzut de lege pentru completarea facturii fiscale și înregistrarea ei în sistemul național RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la momentul emiterii și nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data limită pentru emiterea facturii, conform art.319 alin.(16) din Codul Fiscal (cel târziu a 15-a zi a lunii următoare).

Nerespectarea termenului de înregistrare a facturilor prin RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amenzi, după cum urmează:

• persoanele juridice încadrate în categoria contribuabili mari – amendă de la 5.000 la 10.000 lei;
• persoanele juridice din categoria contribuabili mijlocii – amendă de la 2.500 la 5.000 lei;
• alte persoane juridice sau persoane fizice – amendă de la 1.000 la 2.500 lei.

Amenzi pentru destinatarii care acceptă și înregistrează facturi care nu au fost transmise prin e-Factura. Începând cu 1 iulie 2024 toate facturile emise între persoane juridice trebuie transmise către destinatari prin e-Factura. Destinatarii care acceptă și înregistrează altfel de facturi decât cele transmise prin e-Factura vor fi sancționați contravențional cu o amendă egală cu valoarea TVA-ului înscris pe factură.

Cum se folosește sistemul RO eFactura. Instrucțiuni pas cu pas

Pentru a utiliza corect sistemul RO e-Factura trebuie să parcurgi următorii pași:

1. Înregistrarea în Spaţiul Privat Virtual (SPV). Pentru accesarea și utilizarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistraţi în SPV.
2. Emiterea facturii în format XML. Pentru acest pas pot fi folosite două metode:
   1. încărcarea în aplicația Ministerului de Finanţe, disponibilă gratuit;
   2. utilizarea unei aplicaţii proprii, interconectate cu sistemul RO e-Factura.
3. Generarea facturii trebuie făcută în format XML cu ajutorul uneia dintre aplicațiile gratuite puse la dispoziție de Ministerul de Finanțe.
4. Validarea facturii XML generate. Pe portalul https://mfinante.gov.ro se găsește și instrumentul Validare XML factură ce facilitează verificarea facturii, indiferent dacă a fost generată utilizând aplicaţia pusă la dispoziţie de Ministerul Finanţelor sau cu o aplicaţie proprie.
5. Transmiterea facturii. Emitentul trebuie să fie înregistrat în Spaţiul Privat Virtual și să se autentifice pe portalul www.anaf.ro folosind butonul Autentificare cu certificat. După autentificare se selectează opţiunea Trimitere factură din meniul Factura electronică. Se va deschide o fereastră unde trebuie completate câteva date, apoi emitentul selectează factura salvată în computerul personal și apasă butonul Transmitere XML Factură.
6. Confirmarea transmiterii. În acest pas aplicația afișează mesajul „Fişierul a fost transmis cu succes şi urmează a fi prelucrat“ și emite un ID (index de încărcare) unic care va permite verificarea statusului transmiterii facturii. Acest ID trebuie copiat în câmpul Verificare stare fişier transmis anterior, după care se trebuie apăsat butonul Verifică și la scurt timp sistemul va afișa un mesaj care atestă prelucrarea facturii.

De reținut:

• ID-ul fiecărei facturi va fi folosit apoi ca referinţă în toate procesele și operaţiunile sistemului.
• Fișierele valide vor fi disponibile pentru descărcare timp de 60 de zile de la data publicării în sistem.
• Cu CloudCart poți genera factura electronică prin aplicații terțe ca SmartBill sau prin conexiunile cu ERP-ul companiei astfel încât să ajungă în sistemul RO e-Factura.

Mai multe detalii și instrucțiuni în Ghidul privind utilizarea sistemului național de facturare electronică RO e-Factura.

Obligațiile legale ale companiilor în ceea ce privește utilizarea sistemului RO e-Factura

Începând de la 1 iulie 2024, conform legii, în tranzacțiile dintre persoane juridice sunt considerate facturi numai cele emise și validate prin intermediul sistemului e-Factura.

Nerespectarea termenului de transmitere a facturilor emise prin sistemul RO e-Factura și respectiv acceptarea și înregistrarea de către destinatari a altor facturi decât cele transmise prin e-Factura constituie contravenție și se sancționează conform legii.

Entitățile emitente au obligația de transmite prin sistemul RO e-Factura fiecare factură în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii și și nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data limită pentru emiterea facturii, conform art.319 alin.(16) din Codul Fiscal (cel târziu a 15-a zi a lunii următoare).

Instituțiile care nu respectă acest termen vor fi sancționate cu amenzi în funcție de categoria la care se încadrează (contribuabili mari, contribuabili mijlocii sau alte persoane fizice și juridice), așa cum am arătat la capitolul Sancțiuni de mai sus.

Destinatarii facturilor au obligația de a primi și înregistra ca documente contabile numai facturile transmise de emitenți prin sistemul RO e-Factura. În caz contrar vor fi sancționați cu o amendă egală cu valoarea TVA-ului de pe fiecare factură neconformă.